Brainstorming et QQCOQPC : outils d’animation de groupe

brainstorming dynamique de groupeBrainstorming, QQCOQPC, metaplan, mindmapping, la présentation réciproque, les filtres,le briefing, les mots-clés, le Q-short, le Phillips 6/6 …comment faire votre choix parmi ces outils d’animation de groupe, de dynamique de groupe? Si vous gérez des équipes, des travailleurs ou des cadres l’acquisition ce type de méthodes et des notions de dynamique des groupes vous seront de la plus grande utilité. S’adapter à un marché, à des modifications légales, à la concurrence est déjà un défi, celui de la gestion des ressources humaines en est un autre, et il est de taille! Les ressources humaines de votre organisation sont plus que précieuses! Les outils présentés ci-dessous permettent de travailler avec un groupe et de potentialiser ses ressources.
Je vous présente ici deux outils d’animation de groupe : le brainstorming, la méthode QQCOQPC

J’ai sélectionné ces deux techniques car elles sont assez différents voir opposés tant au niveau des applications que du déroulement. Tandis que l’un stimule la créativité, l’autre invite au systématisme. Mais aussi, ils peuvent être complémentaires, QQCOQPC pourrait être utilisé lors de la première étape d’un brainstorming consistant à définir clairement son objet.
Toutes ces techniques, seront davantage efficace et plus agréablement perçues si elles sont précédées d’une séance d’hypnose. Celle-ci aura pour effet de favoriser la production d’idées et de se sentir davantage à l’aise au sein du groupe de travail.

Vous retrouverez ci-dessous pour chacun de ces outils :

  • les objectifs qu’ils poursuivent,
  • la description de l’outil, comment l’utiliser
  • le rôle de l’animateur,
  • les champs d’application, les situations et contextes où ils sont adéquats,
  • les situations et contextes où ils ne sont pas adéquats,
  • leurs avantages et inconvénients,
  • en quoi je les apprécie.

Mon objectif est de vous offrir une vue d’ensemble de ces deux techniques et de transmettre l’envie de les utiliser à bon escient!

Brainstorming

Objectifs du brainstorming 

Le brainstorming ou « tempête de cerveau » a pour but de :

  • faire jaillir, fuser les idées novatrices et originales,
  • favoriser la créativité.
    => sur une thématique donnée.

Il est utilisé lorsqu’aucune alternative ou solution évidente n’apparait et qu’un besoin en idées novatrice est ressenti.

Déroulement d’un brainstorming

A partir d’une thématique de base (par exemple créer un logo), l’animateur invite les participants à exprimer tout ce qui leur vient à l’esprit et l’inscrit visiblement.
On distingue 3 phases :
1. Définition de l’objet du brainstorming, constitution du groupe ( +/- 10 personnes).
2. Recherche d’idées.
3. Evaluation des idées, par consensus, on conserve les plus pertinentes.

Rôles et position de l’animateur d’un brainstorming

Il encourage à la prise de parole et à l’expression libre.
L’animateur a pour but de stimuler les participants à laisser libre cours à leur imagination et favoriser l’émission d’un maximum d’idées. Il prend note  sur un tableau ou un flipchart de façon à ce que les participants voient les propositions. Afin de rester dans la dynamique de l’animation et de ne pas être interrompu, il peut aussi déléguer cette mission à une personne dont ce sera le seul rôle.
Il veille à ce que chacun s’exprime, il  relance la production d’idées.
Il a à la fois un rôle de :

  • Facilitation : poser le cadre, créer un climat favorable à l’émission d’idées,…
  • Régulation : stimuler ou canaliser l’expression dans le groupe, …
  • Production : inviter le groupe à produire des idées et les transcrire.

 Les risques dans la fonction d’animateur

Il pourrait être tenté de :

  • Filtrer, en demandant si certaines propositions rentrent dans le cadre. Ce serait en opposition avec le but recherché consistant à laisser « exploser les idées » !
  • Valider, s’il connait la thématique davantage que les participants, avec la même conséquence que ci-dessus. (par exemple dire, pour le logo, ce que tu proposes n’est pas réalisable techniquement).
  • Faire part de son opinion, ses idées
  • Remettre en question des idées.

Champs d’application, situations, contextes adéquats au brainstorming

C’est un outil adéquat pour stimuler la créativité d’une façon générale, lors de :

  • Lancement de projet, ainsi que toutes autres phases.
  • La recherche causes possible de problème, en allant bien au-delà d’un raisonnement rationnel ou systématique.
  • L’exploration d’alternatives et de solutions.
  • Répertorier un maximum d’options possibles pour une question donnée.
  • Idéal pour la création touchant à la publicité : logo, slogan, lancement de nouveaux produits, …la technique a d’ailleurs été crée par une agence de publicité

Situations, contextes où le brainstorming n’est pas adéquat

Le brainstorming n’est pas indiqué dans le cadre de l’organisation d’un événement qui requiert davantage de systématisme dans la démarche

Avantages du brainstorming

  • Il est simple à utiliser: facile à mettre en place, le brainstorming ne coûte pas cher
  • Il permet :
    – de produire un très grand nombre d’idées sur un thème donné avec le minimum de ressources (notamment le temps).
    – D’impliquer les personnes, de les (re)-motiver,
    – De donner une sensation de liberté (tout est permis),
  • Il implique les participants, motivent à la participation 

Pourquoi j’apprécie l’outil brainstorming

  • Il ne connait pas la censure, chacun peut se sentir libre d’émettre ses idées sans crainte d’être jugé.
  • Il permet à ceux qui ne sont pas portés par un premier élan de créativité d’effectuer des liens avec ce qu’ils entendent et ainsi faciliter leur production d’idées.
  • Il permet de potentialiser la créativité par un effet de groupe. En effet, la créativité d’un groupe de personnes est nettement supérieure à la somme des créativités de chacun des individus.
  • Il peut fédérer le groupe autour d’un but commun avec une sensation pour chacun d’être acteur et écouté (si l’animateur joue bien son rôle de facilitateur !)

2) La méthode QQCOQPC

Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Combien ?

L’outil QQCOQPC , ou technique des «7 points capitaux ».« consiste à poser 7 types de questions pour analyser une situation donnée et amener une réflexion en attirant l’attention sur certains points.

Objectifs dQQCOQPC 

  • Exprimer un problème
  • Faire émerger de façon consensuelle toutes ses dimensions et aspects principau
  • Définir le périmètre de la problématique
  • Offrir une vision complète de la situation

Déroulement concret

L’animateur pose des questions de façon systématique et invite à répondre par écrit. Il demande l’accord de chacun pour pouvoir partager les informations. Il note alors les réponses afin qu’elles soient visibles de tous. Il peut déléguer cette tâche pour rester pleinement dans la dynamique de l’activité. Sur base des réponses recueillies il pourra inviter à la prise de parole et le cas échéant, veillera à ce que chacun s’exprime, soit entendu.

Les questions posées portent sur : Qui, Quoi, Comment, Où, Quand, Pourquoi et Combien. Ainsi, de l’information est récoltée relativement :

– aux acteurs,
– à l’objet central de la situation,
aux faits,
– au lieu,
– au moment,
– aux aspects des causes et raisons à la base de la situation

Exemples de questions :
Qui
Qui sont les acteurs en jeu ?Qui a constaté le problème ? Qui est concerné/impacté par le problème ? Qui fait telle action ? Qui d’autre peut/devrait le faire ?
Quoi
Quelles est la nature de l’activité, du processus concerné ? Que font les acteurs ? Que devraient-ils faire ? Que pourraient-ils faire ?Quels sont les objets utilisés ?…
Comment
Comment le problème se révèle-t’il ? Comment les acteurs font-ils/ devraient-ils faire ? Comment en est-on arrivé à une telle situation/problème ?

Quels sont les lieux/secteurs concernés ? Où l’action se passe-t-elle ? Où se trouvent les personnes impliquées ?Où cela pourrait/devrait-il se passer ?
Quand
Quand cela a-t-il (eu) lieu ?Suite à quoi ? A quelle fréquence est ce que çà a lieu ? Depuis quand est-ce ainsi ? Quand les acteurs de la situation pourraient-ils agir sur la situation ?
Pourquoi
Pourquoi en est-on arrivé à telle situation ? Pourquoi a-t-on mis un tel cadre en place ? … Pour quoi ?Quel est l’objectif recherché ?
Combien
Combien de personne/produits sont impliquées ? Combien de temps, de ressources cela prend-il
? Combien cela coûte-t-il ?
Une série de questions supplémentaires peuvent aussi être posées relativement à l’effet, les conséquences ou résultats recherchés ou à prévoir.
Quels sont les effets/incidences/résultats de la situation décrite ?

Rôles et position de l’animateur

Il pose des questions avec systématisme afin de récolter toute information utile à faire émerger toutes les dimensions et aspects principaux d’un problème.

Les risques dans la fonction d’animateur

Ne pas garder le cap et se laisser emmener dans des préoccupations individuelles (par ex. en entreprise les personne, suite à un problème de qualité centre le questionnement autour du risque de perdre des clients et par conséquent leur emploi).

Champs d’application, situations et contextes adéquats

Cet outil est idéal pour :

  • définir un problème et ses différents aspects
  • organiser un événement et énoncer systématiquement les points à considérer

Cas dans lesquels l’outil n’est pas adéquat

Cet outil ne convient pas pour inviter à la créativité et à l’expression libre, comme lors de recherche d’idées pour créer un slogan.

Avantages

  • Simple et compréhensible pour tous
  • Rend la description du problème factuelle et exhaustive

Inconvénients

  • Si on élargit trop le périmètre, il y a risque de se perdre dans des cas particuliers et des exceptions.
  • Certains n’oseraient pas répondre par peur de conséquences ou d’être identifiés.

Pourquoi j’apprécie cet outil

  • J’aime beaucoup son aspect systématique permettant ainsi la définition de la problématique sous ses différents aspects. Ce préliminaire est indispensable avant d’envisager toutes pistes de résolution.
  • Le fait de répondre d’abord par écrit permet une certaine liberté d’expression (bien que des postes ou des personnes soient identifiables par le contenu de la réponse)
  • Chacun a tendance à ramener le problème à sa propre perception, fonction de ses filtres, ses croyances, craintes, … Ici une vue d’ensemble est possible et un consensus envisageable
  • Il peut aider à (re)-motiver, car les personnes sont invitées à s’impliquer, à mener des actions concrètes, ce qui a aussi pour effet de diminuer le stress.